CREACIÓN DE FORMULARIOS EN ACCESS

Los formularios son como los expositores de una tienda, que hacen que sea más fácil ver u obtener los artículos que se buscan. El diseño de los formularios es importante, dado que son objetos con los que los usuarios agregan, editan o visualizan los datos almacenados en la base de datos de Access. Si son varios los usuarios que van a usar la base de datos, será fundamental disponer de unos formularios bien diseñados con los que ser eficaces y poder especificar datos con precisión.

            Crear un formulario en blanco en Access

1. Para crear un formulario sin controles ni elementos con formato previo: en la pestaña Crear, haga clic en Formulario en blanco. Access abre un formulario en blanco en la vista Presentación y muestra el panel Lista de campos.
2. En este Lista de campos panel, haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla o las tablas que contienen los campos que quiera ver en el formulario.
3. Para agregar un campo al formulario, haga doble clic en él o arrástrelo hasta el formulario. Para agregar varios campos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en varios campos. Después, arrástrelos todos juntos hasta el formulario.
   Nota: El orden de las tablas en el panel Lista de campos puede cambiar según qué parte del formulario esté seleccionada en ese momento. Si no puede agregar un campo al formulario, pruebe a seleccionar otra parte distinta e intente agregar el campo de nuevo.
4. Use las herramientas del grupo Controles en la pestaña Herramientas de presentación de formulariopara incluir en el formulario un logotipo, un título, números de página o la fecha y la hora.
5. Si desea agregar una mayor variedad de controles al formulario, haga clic en Diseño y use las herramientas del grupo Controles.
   

   Crear un formulario a partir de una tabla o consulta existente en Access

   Para crear un formulario a partir de una tabla o consulta de la base de datos, en el panel de navegación, haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos del formulario y, en la pestaña Crear, haga clic en Formulario.
   Crear un formulario mediante el Asistente para formularios

Access ofrece varias herramientas para la creación rápida de formularios en la pestaña Crear, que permiten crear un formulario con un solo clic. No obstante, si desea ser más selectivo en relación con los campos que aparecerán en el formulario, puede usar el Asistente para formularios. El asistente también permite definir cómo se agruparán y ordenarán los datos; asimismo, puede usar campos de más de una tabla o consulta, siempre y cuando defina previamente las relaciones entre las tablas y las consultas.

Nota: Este artículo no es válido para las aplicaciones web de Access (el tipo de base de datos que se diseña con Access y se publica en línea).

Iniciar el Asistente para formularios

1. En el grupo Formularios de la pestaña Crear, haga clic en Asistente para formularios. Nota: Si usa Access 2007, en la pestaña Crear del grupo Formularios, haga clic en la opción Más formularios y, luego, haga clic en Asistente para formularios.
2. Siga las instrucciones incluidas en las páginas del Asistente para formularios.
   Nota: Si desea incluir en el formulario campos de varias tablas y consultas, no haga clic en Siguiente ni en Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en la primera página del Asistente para formularios. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y haga clic en los demás campos que desee incluir en el formulario. A continuación, haga clic en Siguiente o Finalizar para proseguir.
3. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

El Asistente para formularios permite crear una variedad de resultados según las opciones que se seleccionen. En consecuencia, recomendamos ejecutar el asistente varias veces para experimentar con distintas opciones cada vez, hasta obtener los resultados deseados.

una acción o una serie de acciones

Use un botón de comando en un formulario de Access para iniciar una acción o un conjunto de acciones. Por ejemplo, puede crear un botón de comando que abra otro formulario. Para que un botón de comando realice una acción, escriba una macro o procedimiento de evento y adjúntelo a la propiedad del botón de comando Al hacer clic. También puede insertar una macro directamente en la propiedad Al hacer clic del botón de comando. Esto hace que sea posible copiar el botón de comando a otros formularios sin perder la funcionalidad del botón.

Agregar un botón de comando a un formulario mediante un asistente

Con el Asistente para botones de comando, puede crear rápidamente botones de comando para realizar una gran variedad de tareas, como cerrar el formulario, abrir un informe, buscar un registro o ejecutar una macro.

1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que esté seleccionada la opción Utilizar Asistentes para controles‍  .
   
3. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Botón.
   
4. En la cuadrícula de diseño, haga clic donde desee insertar el botón de comando.
   Se iniciará el Asistente para botones de comando.
5. Siga las instrucciones del asistente. En la última página, haga clic en Finalizar.
   El asistente crea el botón de comando e incrusta una macro en la propiedad del botón Al hacer clic. La macro contiene acciones que realizan la tarea que ha elegido en el asistente.

Ver o modificar una macro incrustada en un botón de comando

1. En el panel de navegación, haga clic con el botón derecho en el formulario que contiene el botón de comando y, a continuación, haga clic en Vista Diseño  o Vista Presentación  en el menú contextual.
2. Haga clic en el botón de comando para seleccionarlo y, después, presione F4 para abrir su hoja de propiedades.
3. En la pestaña Evento de la hoja de propiedades, el cuadro de propiedad Al hacer clic</ui> debería mostrar [Macro incrustada]. Haga clic en el cuadro de propiedad y, a continuación, haga clic en en el lado derecho del cuadro.

Crear un botón arrastrando una macro a un formulario

Si ya ha creado y guardado una macro, puede crear fácilmente un botón de comando que ejecute la macro arrastrándola desde el panel de navegación hasta un formulario que esté abierto en la vista Diseño.

1. Para abrir el formulario en la vista Diseño, haga clic en él con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación, y, a continuación, haga clic en Vista Diseño  en el menú contextual.
2. En el panel de navegación, busque la macro que desea que ejecute el nuevo botón de comando y, después, arrastre la macro hasta el formulario.
   Access crea automáticamente un botón de comando y usa el nombre de la macro como título del botón. Access también inserta el nombre de la macro en la propiedad Al hacer clic del botón de comando para que la macro se ejecute al hacer clic en el botón. Access usa un nombre genérico para el botón, por lo que es buena idea escribir un nombre más significativo en la propiedad Nombre del botón. Para mostrar la hoja de propiedades del botón de comando mientras el formulario está abierto en la vista Diseño, haga clic en el botón y, a continuación, presione F4.

Crear un botón de comando sin usar ningún asistente

Puede crear un botón de comando sin usar el Asistente para botones de comando. Para llevar a cabo este proceso es necesario colocar el botón en el formulario y, a continuación, establecer algunas propiedades.

1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño  en el menú contextual.
2. En la pestaña Diseño, en el grupo Controles, asegúrese de que no esté seleccionada la opción Utilizar Asistentes para controles.
   
3. En el grupo Controles de la pestaña Diseño, haga clic en Botón.
   
4. Haga clic en la ubicación del formulario donde desea colocar el botón de comando.
   Access coloca el botón de comando en el formulario.
   Puesto que Utilizar Asistentes para controles está desactivado, Access no realiza ningún otro proceso. Si se inicia el Asistente para botones de comando al colocar el botón de comando en el formulario, puede hacer clic en Cancelar en el asistente.
5. Con el botón de comando seleccionado, presione F4 para abrir su hoja de propiedades.
6. Haga clic en la pestaña Todas para mostrar todas las propiedades del botón de comando.

Personalizar un botón de comando

Access ofrece varias formas de personalizar los botones de comando para que tengan el aspecto y funcionalidad que desee en el formulario. Por ejemplo, puede crear una fila de botones de comando en un acuerdo tabular o apilado, o puede hacer que los botones de comando se parezcan más a hipervínculos.

1. Haga clic con el botón secundario en el formulario en el panel de navegación y luego haga clic en Vista Diseño  .
2. Realiza una de las operaciones siguientes:
• Crear un diseño horizontal (tabular) o vertical (apilado) de botones de comando    
  Puede agregar botones de comando a un diseño tabular o apilado para crear una fila o columna de botones alineados con precisión. A continuación, puede mover los botones como un grupo, lo cual facilita modificar los formularios. También puede aplicar estilos de formato a la fila o columna completa de botones de comando a la vez y puede separar los botones mediante el uso de las líneas de cuadrícula.
  1. Haga clic en uno de los botones de comando que desee agregar al diseño y, a continuación, seleccione Diseño en el menú contextual.
  2. Haga clic en Tabular  para iniciar una fila de botones horizontal o haga clic en apiladas  para crear una columna vertical de botones.
     Access dibuja bordes alrededor del botón de comando para indicar el diseño. Cada botón tiene asociada una etiqueta que no puede eliminar, pero puede reducir la etiqueta a un tamaño muy pequeño, si no es necesaria.
     La ilustración siguiente muestra un botón de comando y su etiqueta asociada en un diseño tabular. Observe cómo la etiqueta está en la siguiente sección superior, esto impide que las etiquetas se repitan para cada registro de detalle.
     
     La ilustración siguiente muestra un botón de comando y su etiqueta asociada en un diseño apilado. En un diseño apilado, la etiqueta y el botón siempre están en la misma sección.
     
  3. Agregue más botones de comando al diseño arrastrándolos hasta el área de diseño. Mientras arrastra un botón de comando por el área de diseño, Access dibuja una barra de inserción horizontal (en un diseño tabular) o una barra de inserción vertical (en un diseño apilado) para indicar dónde se colocará el botón de comando cuando suelte el botón del mouse.
     
     Cuando suelta el botón del mouse, el control se agrega al diseño.
     
  4. Subir o bajar una sección los botones de comando sección en un diseño tabular    Si desea mantener un botón de comando en un diseño tabular, pero desea moverlo a otra sección del formulario (por ejemplo, de la sección Detalles al Encabezado del formulario), haga lo siguiente:
     1. Seleccione el botón de comando.
     2. Haga clic en Subir o Bajar en la pestaña Organizar.
        El botón de comando se desplaza hacia arriba o hacia abajo hasta la siguiente sección, pero permanece dentro del diseño tabular. Si ya hay un control en la posición a la que está moviendo este control, los dos controles intercambiarán su posición.
        Nota: Los comandos Subir y Bajar están deshabilitados para los diseños apilados.
  5. Mover un diseño completo de botones de comando    
     1. Haga clic en cualquiera de los botones de comando en el diseño.
        Un selector de diseño aparece en la esquina superior izquierda del diseño.
     2. Arrastre el selector de diseño para mover el diseño a una nueva ubicación.
• Agregar líneas de división a un diseño de botones de comando    
  1. Seleccione uno de los botones de comando en el diseño.
  2. Haga clic en el comando Líneas de división en la pestaña Organizar y, a continuación, haga clic en el estilo de líneas de división que desee.
• Hacer transparente un botón de comando    
  Al convertir un botón de comando en transparente, puede colocarlo sobre cualquier objeto del formulario y proporcionar la funcionalidad de un botón de comando al objeto. Por ejemplo, tiene una imagen que desea dividir en áreas independientes, en las que al hacer clic se inician macros diferentes. Puede hacerlo mediante la colocación de varios botones de comando transparentes sobre la imagen.
  1. Haga clic en el botón de comando que quiere hacer transparente y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del botón de comando.
  2. En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, haga clic en el cuadro de propiedades Transparente.
  3. Seleccione Sí en la lista desplegable.
     Aún podrá ver el contorno del botón de comando en la vista Diseño, pero el botón no es visible en la vista Formulario.
     Nota: Establecer la propiedad Transparente de botón de comando en Sí no es la mismo que establecer su propiedad Visible en No. Ambas operaciones ocultan el botón de comando, pero al establecer la propiedad Transparente en Sí, el botón permanece habilitado. Establecer la propiedad Visible en No deshabilita el botón.
• Hacer que un botón de comando aparezca como un hipervínculo    
  Si lo desea, puede ocultar un botón de comando, pero dejar visible su título. El resultado tiene una apariencia similar a la de una etiqueta, pero funciona como un botón de comando. También puede subrayar el texto del título y cambiar el color para que parezca un hipervínculo.
  1. Haga clic en el botón de comando para seleccionarlo y, después, presione F4 para abrir su hoja de propiedades.
  2. En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, haga clic en el cuadro de propiedades Estilo del fondo.
  3. En la lista desplegable, seleccione Transparente.
     El cuerpo del botón de comando está oculto, pero su título permanece visible.
  4. Para subrayar o cambiar el color del texto del título, use las herramientas del grupo Fuente en la pestaña Diseño.
     
• Crear un botón Cancelar    
  1. Haga clic en el botón de comando y, a continuación, presione F4 para abrir su hoja de propiedades.
  2. En el cuadro de propiedades Cancelar, haga clic en Sí.
     Cuando se establece la propiedad Cancelar de un botón de comando en Sí y el formulario es el formulario activo, un usuario puede seleccionar el botón de comando haciendo clic en él, presionando la tecla ESC o presionando Entrar cuando el botón de comando tiene foco. Cuando la propiedad Cancelar se establece en Sí para cualquier botón de comando, esta propiedad se establece automáticamente en No para todos los otros botones de comando del formulario.
     Para hacer que un botón Cancelar cancele todas las acciones que se han realizado en un cuadro de diálogo o formulario, tendrá que escribir una macro o procedimiento de evento y adjuntarlo a la propiedad del botón Al hacer clic.
     Nota: Para un formulario que permite operaciones irreversibles, como eliminaciones, le recomendamos que convierta el botón Cancelar en el botón de comando predeterminado del formulario. Para hacerlo, establezca la propiedad Cancelar y la propiedad Predeterminado en Sí.
• Mostrar una imagen en un botón de comando    En la propiedad Imagen del botón de comando, escriba la ruta de acceso y el nombre de archivo de un archivo de imagen (como .bmp, .ico o .dib). Si no está seguro de la ruta de acceso o nombre de archivo, haga clic en  para abrir el Generador de imágenes.
  
  Haga clic en Examinar para buscar la imagen que desea usar o, alternativamente, haga clic en una de las imágenes de la lista Imágenes disponibles para obtener una vista previa de las imágenes creadas profesionalmente que puede usar. Si encuentra la imagen que desea, haga clic en Aceptar para agregarla al botón de comando.
  De forma predeterminada, Access establece la propiedad Tipo de imagen en Incrustada. Al asignar un gráfico a la propiedad Imagen de un botón de comando, se crea una copia de la imagen y se almacena en el archivo de base de datos de Access. Los cambios posteriores en la imagen original no se reflejarán en el botón de comando. Para crear un vínculo a la imagen original para que los cambios realizados en la imagen se reflejen en el botón de comando, cambie la propiedad Tipo de imagen a Vinculada. Debe mantener el archivo de imagen original en su ubicación original. Si mueve el archivo de imagen o cambia su nombre, Access mostrará un mensaje de error al abrir la base de datos y el botón de comando mostrará su título en lugar de la imagen.
• Mostrar una imagen y un título en un botón de comando    
  Puede mostrar a la vez un título y una imagen en un botón de comando. Use el procedimiento siguiente:
1. Agregue una imagen al botón de comando mediante el procedimiento descrito anteriormente en esta sección.
2. Seleccione el cotón de comando. Si aún no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla.
3. En la pestaña Formato de la hoja de propiedades, escriba el título que desee en el cuadro de propiedades Título.